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酒店项目筹备利器:让计划赶上变化之分层篇
2019-07-03 18:04:42 483
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    看了Compass的《计划赶上变化的秘密:工具篇》,这个时候的你手中有了一把利剑,当boss再改变某项计划的时候,你就可以运用手中的工具瞬间做出调整,做到在时间上“计划赶上变化"的节奏。有了工具只是第一步,运用Project做好任务的级别分层在项目筹备中才能做到胸有成竹、游刃有余。

     Compass在顾问职业中遇到一个典型的因计划分层不细而无法推进的项目案例,这是个合作性项目,与官方签约之后,由于人事变迁和细节性条款存在异议,每次协商甲方的回应都是含糊其词,项目在不确定性当中过了六年,而没有开展任何实质性工作。公司把大量的时间精力都花在讨论政策是否支持?甲方是否诚意合作?交情深浅?工作如何开展等方面,每年消耗在沟通、应酬、人力等费用上就达二百余万,长此以往不但造成资金损失,还有可能造成违约风险。

     进入项目现场后,Compass会谈了相关人员,并查阅了项目历史资料;前期的项目筹备组只做了一个简单的可行性分析报告,而没有做具体的任务推进日程表,因此甲方不知道要在“何时、何地、配合乙方开展何项工作?”集团职能部门对任务理解也仅停留在大纲级别,对配合性任务认识也十分茫然。 项目组认为计划任务全部牵涉到工程队的入场,这又关联到施工合同的签订,而《工程合同》集团要求总包,总包合同是个大事件,属一级分层,这种合同签订之后,一旦启动的预付金额是非常巨大的,所以在前景不明确的情况下,项目组不敢推进。这就是典型的计划分层不清晰导致任务一筹莫展的案例。 弄清了原因所在,Compass运用Project结合工程管理为项目做了一个三级分层的日程推进表,并挑出“砍伐”与“勘探”两个花费少、动真格、小队伍也可先行的子任务,通过投石问路的方式来探知甲方的真实配合意愿。任务开展不到一个星期,大部分问题都开始暴露出来,最终证明了项目的不可行性,并以甲方赔偿损失而终止,这种让小事件发生避免大失败的方式,成功避免了公司违约和资金持续陷入的风险。

     为什么任务分层可以找出计划执行的突破点?比如说【清场】这个任务是属于一级,如果分层到二级我们就可以了解到【林业砍伐】,再分层到三级就可以看到要去林业局【办理砍伐证】,在资源分配上、办理砍伐证是甲方的任务,这样就可以试探甲方的态度。如果只理解到一级分层,在开展工作时必然会因为子任务的关系受阻。 任务级别分层让你看到了计划细节,它仅仅是为“混沌时期建立秩序”吗?当然不是那么简单,清晰地做好三级任务分层不但可以像上述案例一样在混乱期找出具有突破性的关键点为公司挽回损失,那么在碰到时间或资源调整的时候,还可以启动一些不影响整体决策的子项目,以保证总日程顺利推进而不受耽搁,这就是“计划赶上变化的秘密:分层”。

     Compass曾经用45天筹备开张一个同时具备客房/餐饮/娱乐/康体的四星级酒店,并顺利运营,就得益于Project的分层运用,尽管集团在不停的改变计划,由于任务分层清浙,调整迅速,为整个项目管理节约了大量的时间和成本,这与动辄筹备期长达一两年的项目形成了强烈的对比效应。



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