45天完成酒店筹备开业,你也可以做得到
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筹备项目如何使你的组织计划更有逻辑性、使用哪一种工具能够达到事半功倍的效果、怎样让计划跟上变化的节奏、几天才能调整好的工作表你如何能够做到几分钟完成?让国际新项目顾问团队来告诉你解决这个难题的方法!

当你在筹建或筹备营运一个新酒店项目的时候,首要的任务当然是为新项目做一份详尽的进度计划表,Compass在这里提到项目计划的时候,大部分项目负责人都会觉得不以为然、认为很轻松就可以做好了,有的找出国际品牌模式的筹备计划(进度)表、有的给我一些很棒的国内模板,这些用WORD或EXCEL制作的各种计划进度表,最详细的如HILTON-希尔顿、卡尔森丽亭、温德姆、Mcdonalds等等,序列、编码、项目分类、进度、资源分配等做得都非常细致,横道图、网络图也画得比较好,可能已成为同行心中的典范了,不过当你在了解下面提供的利器之后,经过对比、你才会知道原来国际品牌的计划模式都弱爆了。

↑国际酒店温德姆的筹备进度表:Excel范本

但是在实战当中,boss更改某项计划或重新调配资源是一种惯常行为,这令各位负责人感到非常头痛,有些计划一旦被打乱,项目负责人就会变的不知所措,当花了大量时间重新调整之后,某项计划和资源又发生了改变,再次调整完又发生变化的时候,心情就开始崩溃了,这就是大部分人埋怨boss经常调整计划、导致计划赶不上变化所带来的困惑,而boss又在埋怨所做的计划无效,甚至怀疑负责人的工作能力问题。

国内常见的进度表:Excel版本

负责人认为项目能按自己的计划一成不变的开展下去,这简直就是一种幻想,计划不可能是一成不变的,计划做得再详细也存在时间和资源调整的可能,因为项目管理有一个动态的组织过程,在实施当中,本来就存在很多环境变量的变化。如果我们用常态的工具,比如说用EXCEL来制作,只要其中一个内容稍作调整,相关的任务就要重新排序,横道图与关键路径图就要全部重画一次,也就是说一个小小的变动你就需要花大量的时间来做全盘修正,这个时间有可能是一两个小时,也有可能是1到2天,如此往返、做的再完美,也无法跟上变化的节奏。

现在就让Compass来为大家推荐这款“计划赶上变化"的神奇工具-项目管理软件office project,这款工具是Microsoft office企业版的12套件之一,一般人员只用到里面的Word-Excel-PPT三件套,其他的办公套件比较少用;之所以很少人用,是因为很多人认为它只是用来管理项目的,跟企业或酒店管理无关,甚至好些工程项目建设的负责人也不知道。但当你用上并熟知这一利器、以后无论在做年计划还是项目计划、以及其他项目筹备与各种进度时,你都会对它爱不释手。

↑Project项目管理工具

你只要把项目内容全部输进去,做好任务级别与分层、弄清楚各个子项目的关联关系、再为每项子任务分配好资源、设置好每项任务所需的时间、甚至是价格,项目软件就会自动生成横道图、关键路径图、网络图、日历图、成本资源图等各种你想要的图表,无论Boss怎样调整计划时间与资源,Project都可以在一秒钟之内完成所有的修正调整,并同时告诉你哪些资源闲置、哪些资源过度使用,完美解决计划赶不上变化的问题!

  Compass团队曾经用45天筹备开张一个3万平方米营业面积、同时具备客房/餐饮/娱乐/康体的星级酒店,并顺利运营,就得益于Project系统的运用,尽管集团在不停的改变计划,由于任务分层清浙,调整迅速,为整个项目管理节约了大量的时间和成本,这与动辄筹备期长达一两年的项目形成了强烈的对比效应。

             



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